Digital arbetsmiljö

Vaksamhetens pris 3: när olika säkerhetskrav kolliderar

När allt fler verktyg blir datoriserade och uppkopplade på nätet drabbar datavirus inte bara det som vi traditionell t tänker på som "datorer". Datortomografi-apparater, ultraljudsapparater, digitala bildutrustningar, hjärtövervakningsanläggningar på svenska sjukhus har alla slagits ut av datavirus eller internatmaskar, skriver Dagens Medicin (Datavirus allvarligt hot mot patientsäkerheten på sjukhus, 12 okt 2005).

Olika säkerhetskrav blockerar här varandra. De medicintekniska apparaternas virusskydd kan inte uppdateras i samma takt som virusskyddet på övriga delar i nätverket:

"EU:s regler föreskriver nämligen att ingen utom tillverkaren får göra ändringar i mjukvaran.

- Och det är en omständlig procedur för tillverkarna att göra ändringar i applikationerna eftersom dessa måste valideras, säger Gustav Johnsson, chef för medicinsk teknik vid Västerbottens läns landsting.

På sjukhusens avdelningar för IT och medicinsk teknik ser man med oro på vad det bristande skyddet för virussmitta i nätverksanslutna medicintekniska apparater kan ställa till med.

- Detta har tidigare varit ett eftersatt område och vi arbetar nu intensivt med att förbättra skyddet mot virusangrepp, berättar Per Gillström, vice sjukhusdirektör och ansvarig för IT-frågor på Karolinska universitetssjukhuset."

Tidigare på Blind Höna:
Vaksamhetens pris, 22 okt 2005
Vaksamhetens pris 2: ännu en helhetsaspekt på användbarheten, 23 okt 2005

Vaksamhetens pris 2: ännu en helhetsaspekt på användbarheten

En viktig sak att komma ihåg är att behovet av ökad vaksamheten i många fall inte är en olycklig bieffekt. Ofta finns det ett direkt samband med de förmodade vinsterna.

I vården, till exempel, vill man skicka information från röntgen- eller laboratorieutrustningar direkt till journaler eller andra system. Eller från journaler direkt till apotekets receptsystem. Vinsten ligger i att slippa flytta data manuellt (kanske skriva in på nytt) mellan olika system.

Men när systemen är hopkopplade blir alla samtidigt mer exponerade för virus, maskar och andra attacker.

"Nettot" - nyttan minus nya krav - är kanske ändå positivt. Men tar man inte upp detta, och presenterar det ärligt för användarna, ökar risken att användarna ändå tycker att systemet är uselt. (Kom ihåg att det som man inte ser som en väsentlig del av sitt arbete har man mycket mindre tolerans för. Man tenderar ofta att överskatta hur lång tid det tar att göra det som man måste göra motvilligt.)

Det påverkar alltså användarnas arbetsmiljö direkt.

Därför bör användare (eller användbarhetskonsulter) som ska bedöma användbarheten eller nyttan hos ett nytt system också ta upp också denna aspekt: Vilken ökad administration av själva verktyget följer av den ökade vaksamhet som det nya systemet kräver?

Men den frågan ställs så gott som aldrig.

Relaterat på Blind Höna: Vaksamhetens pris, 22 okt 2005
Något om risken med automatisk överflyttning av data mellan olika system: Kriminalstatistiken överdriver antalet mord, 1 okt 2003
Vaksamhetens pris 3: när olika säkerhetskrav kolliderar, 23 okt 2005

Vaksamhetens pris

På frukostseminariet om "Jävla skitsystem" härom veckan tog vi upp sex faktorer bakom användarnas frustration med nya system. De är i tur och ordning

1. Exploderande antal system
2. Pålagor, inte arbete
3. Centralstyrning och överdriven detaljering
4. Usla gränssnitt
5. Allt snabbare införandetakt
6. Utbildning negligeras systematiskt

Jag har skrivit utförligt om flera av dem tidigare. Vad som egentligen borde stå på tur är en sammanställning av den horribla brist på utbildning i nya system som användare oftast drabbas av. Och en genomgång av hur usla gränssnitt många system därute egentligen har.

Men det finns fler punkter än dessa sex: ett av dem som vi inte tog upp var det som bland annat Edward Tenner har kallat "the burden of vigilance" - vaksamhetens pris. Behovet av att ständigt övervaka den teknik som ska utföra tidsbesparande arbete åt oss.

Övervaka - och pyssla om: virusskydd måste uppdateras, mjukvaran måste uppdateras, hårdvaran måste uppdateras, etc, etc. Det kräver tid och ansträngning av dem som arbetar med apparaterna. Det krymper ofta den förmodade tidsvinsten med själva systemet. Kanske inte helt, men det har ändå tillkommit ett nytt arbetsmoment för användaren som innebär ett hinder för det "riktiga" arbete man tänker utföra.

I en organisation skickas till exempel säkerhetspatchar - "hot fixes" - ut automatiskt till alla datorer flera gånger i veckan. När medarbetarna kommer och slår på sina datorer, laddas tre-fyra nya patchar in. De kan inte gå ifrån och låta det sköta sig själv eftersom man måste trycka OK ett antal gånger. Efter detta måste systemet startas om och man måste logga in på nytt. Detta tar cirka 20 minuter en eller flera morgnar i veckan. (Resultatet har blivit att medarbetarna inte stänger av sina datorer - varför säkerheten inte uppdateras ...)

"Vaksamhetens pris" är inte alltid så högt, men poängen är att dessa ansträngningar ytterst sällan tas med när ett nytt system säljs in till medarbetarna, som det som ska göra deras vardag "enklare, snabbare, bättre". Resultatet: frustrerade användare som tänker "jävla skitsystem"!

(Fortsättning i morgon).

Krångligt datasystem stjäl läkarnas tid

Att söka medel från Socialstyrelsen för att driva kvalitetsregister är så krångligt att patienterna blir lidande. Det tycker läkare som tröttnat på att sitta timtals vid datorn för att fylla i ansökningsuppgifter, skriver Dagens Medicin (12 okt 2005).

- Att göra ansökan tar flera dagar, eftersom det som man fyllt i ena dagen fallit bort när man ska fortsätta med ansökan dagen därpå. Man blir väldigt trött på det här, eftersom man vill lägga sin arbetstid på patienterna, säger Kerstin Ström, överläkare vid Blekingsjukhuset i Karlskrona till Dagens medicin.

I ett brev til Socialstyrelsen skriver hon "Jag har inget emot att ge relevant information i en ansökan men jag blir mycket upprörd av det sanslösa slöseri av läkartid som Socialstyrelsens ansökningsprogram för kvalitetsregister ger upphov till".

- Det har varit problem med detta i flera år, säger Kerstin Ström.

Dagens medicin skriver att Socialstyrelsen i ett par år försökt "få rätsida på dataprogrammet som ska hantera ansökningarna, men hela tiden stött på nya problem".

Min kommentar: Det är ju inte fel, men kanske lite typiskt, att man anlägger patient-perspektivet för att rapportera om något som uppenbarligen är ett arbetsmiljöproblem för läkare. Även om patienterna inte blir direkt lidande, borde inte läkarna - eller några användare! - utsättas för sådana undermåliga verktyg.

Det är också möjligen intressant att Dagens Medicin inte ser det som en IT-fråga - varken i papperstidningen eller på nätet finns artikeln under sektionen "IT i vården" (på nätet finns den inte alls, inte ens för prenumeranter).

Sammantaget ger det ytterligare utrymme för funderingar om den "blinda fläck" som tycks finnas runt arbetsmiljön innan för skärmen - den digitala arbetsmiljön.

Relaterat på Blind Höna/Digital arbetsmiljö:
"Mer komplicerad datoradminstration" minskar effektiviteten inom sjukvården
Datoriserade journaler svåra att förstå

Déjà vu om datakrångel i Skåne

"Patienter har kopplats till fel vårdcentral. De har kopplats ur telefonkön och de har fått fel uppgift om sin plats i kön. Mobila telefoner har inte fungerat när de har flyttats. Möjligheten att beställa återuppringning faller bort när telefonen flyttas. Problem på problem har följt Region Skånes byte av telefonoperatör från Telia till Siemens."
Sydsvenskan.se: Telefonkaos i Region Skåne, 19 okt

När jag läser detta i Sydsvenskan drabbas jag av ett svårt anfall av déjà vu: det är nästan på bokstaven samma historia som datakaoset i Skånes färdtjänst 2003.

Problemet är bristande insikter i hur verksamheten fungerar och användarnas totala arbetsmiljö och belastning:

"Siemens har löst den tekniska uppgiften utmärkt men inte förstått hur vårdcentraler fungerar eller vad personalen behöver för service. (...) Inte heller har den nye operatören känt till att vårdcentraler arbetar olika, beroende på hur stora och hur hårt belastade de är.

-Förhoppningsvis har de nu lärt sig alla olikheter som kan finnas, säger Mats Kehlmeier."

Förhoppningsvis var ordet, sa Bill. Vi vet redan att de bästa förutsättningen för framgång i IT-projekt har man om man konsekvent och från början "använder användarna" i utvecklingen och utformning av nya system. Det obegripliga är varför det gång på gång uppenbarligen negligeras. Varför riskerar stora, välkända företag som Siemens sådana fiaskon?

"Den siste augusti hade tolv vårdplatser gått över till det nya systemet. Då var problemen så stora att övergången stoppades"; skriver Sydsvenskan. "På tisdag i nästa vecka bestämmer Region Skåne och Siemens om det går att fortsätta utbyggnaden av den nya telefonin."

Senaste frukostseminariet: "Jävla skitsystem!"

Ett fullsatt seminarium igår om digital arbetsmiljö och kognitiv ergonomi. Tyvärr finns det inga bilder därifrån - men tack till alla som kom och lyssnade och ställde frågor!

Presentationen från seminariet finns att hämta från Cross webbplats - se under "Relaterade länkar" i högerspalten (powerpointformat).

Arbeta smartare, blogga!

I senaste Business week (3 oktober) är temat varför den faktiska arbetstiden blir allt längre i många amerikanska företag (50-60 timmar i veckan) och varför stressen ökar.

Artiklarna tar inte upp teknikstress i första hand; tvärtom tecknar tidningen en ganska rosig bild av hur bekvämt det är att blanda jobb med fritid i hemmet med ny teknologi ("The Overworked, Networked Family". Läsarkommentarerna är dock betydligt mer kritiska.)

En av de förbättringarna som tidningen föreslår för att skapa effektivare företag är ändå att använda samarbetsverktyg som bloggar och wikis, istället för de hierarkiska, top-down-styrande system som oftast finns i organisationer:

"At the same time we may see a rise in new forms of Web-based organizations where people can contribute without having their time eaten up by existing hierarchy. Blogs, collaborative online databases (called wikis) and open-source software development all use the Net to handle much of the coordination among people rather than relying on top-down command and control. Such a shift to a digital spine could eventually lessen bureaucratic time burdens on overworked professionals..."
Business Week: The Real Reasons You're Working So Hard, sep 2005

(Se också Five ways to work smarter i samma tidning.)

(Tack, Gustaf för tipset!)

Tidningen Arbetsliv om användarovänliga datasystem

Den digitala arbetsmiljön och den kognitiva ergonomin uppmärksammas också i nya numret av tidningen Arbetsliv. Användarovänliga datasystem gör oss sjuka är en intervju med Jonas. Dessutom finns en artikel om kyrkans system Kbok och vinnarna av Användarnas IT-pris.

Arbetsliv ges ut av Prevent, en intresseorganisation inom arbetsmiljöområdet som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK. Tidningen är gratis och delas ut gratis till personalansvariga, utbildningschefer, skyddsombud, företagshälsovården med flera. Upplagan är 186.000 exemplar.

Det känns som det håller på att lossna. Jag har försökt fästa uppmärksamheten på att dåliga program och system är ett arbetsmiljöproblem i flera år. Det har varit frustrerande hur trögt det varit att få forskare och centrala aktörer inom området att förstå omfattningen och vidden av den förändring som skett inom arbetslivet de senaste sju-åtta åren.

Men i en enkät publicerad av Arbetslivsinstitutet våren 2005 framgår det att högskolorna runt om i landet framöver vill prioritera forskning på detta område de närmaste åren:
"Fortsatt inriktning mot kognitiv ergonomi" skriver man på Luleå Tekniska Universitet. "Arbete om mental belastning och informationsergonomi kommer att öka", skriver Lantbruksuniversitetet. "Mot kognitiv ergonomi, mot ledarskap" sammanfattar KTH sin inriktning. "Ytterligare fokusering på kognitionsergonomiska aspekter" säger Chalmers.

Ja, även Arbetslivsinstitutet - som i oktober 2005 inte har ett enda eget dokument om kognitiv ergonomi på sin webbplats - anger nu att man ska satsa på "sammankoppling av FoU om arbetsfysiologi, ergonomi (med speciell betoning på kognitiv belastning) och olika stressfaktorer i arbetslivet".

Det tar sig.