Digital arbetsmiljö

Brister i digital arbetsmiljö pressar anställda på försäkringskassan

"Och hur mår era anställda nu inför julhelgen, med tanke på det dåligt fungerande datasystemet och den extra pressen från ledningen? - Det är nog många som är väldigt tröttkörda. Så är det säkert, säger Göran Jansson. (...)

Men vi har verkligen spänt bågen för att lyckas med vårt uppdrag inför julen. Vi har kört mycket övertid och det råder totalt semesterstopp för våra anställda, säger Göran Jansson."
Klagande föräldrar får förtur hos försäkringskassan, Värmlands folkblad, 22 dec 2005

Ett nyttt ärendehanteringssystem på försäkringskassan har under lång tid utsatt användarna för stora påfrestningar. Och problemen för personalen (och för dem som ska ha utbetalningarna) fortsätter:

"De riktigt stora problemen hänger dock i tid ganska väl överens med att ett nytt datasystem togs i bruk under hösten.
- Ja, det nya systemet har väl inte varit så bra som man förväntat sig, det tillstår den högsta ledningen också. Det fungerar helt enkelt inte som det ska och då har vi fått problem att hinna med alla ärenden, säger Göran Jansson, försäkringschef på Försäkringskassan i Värmland."

Enligt uppgift har Försäkringskassans ledning på intranätet bett personalen om ursäkt för det dåligt fungerande systemet.

Exakt vari problemet ligger nu framgår inte av VFs artikel. Enligt ComputerSweden har problemet hängt samman med byte av miljö från stordator till Windows. Men CS anlägger nu nästan alltid ett ensidigt ett tekniskt perspektiv på allting, och jag har indikationer på att systemet fortfarande är en dålig digital arbetsmiljö. Ännu en sak jag skulle vilja undersöka - om någon finansierade det.

Tidningen Social Försäkring skrev tidigare om problemen med ärendehanteringssystemet (ÄHS). Det har jag refererat tidigare (Dålig informationsdesign ger Försäkringskassorna problem,2 jul 2002; Mer om Försäkringskassornas IT-system, 15 sep 2002). Social Försäkring lades ner när den nya statliga Försäkringskasse-myndigheten skapades 1 januari 2005, och arkivet av artiklar är försvunnet.

Elektroniska journaler knäckte läkarmottagning

Grova missar kring den digitala arbetsmiljön inom vården i Uppsala, rapporterar UNT:

"Husläkarmottagningen i Alunda stängdes under måndagseftermiddagen. Hög arbetsbelastning i kombination med nya elektroniska patientjournaler har tagit musten ur personalen. Hyrläkare ska nu lätta på bördan.

- Vi har jobbat hårt hela hösten. Det nya journalsystemet får det att rinna över, säger Inge Bruce, verksamhetschef vid husläkarmottagningen.

Det nya journalsystemet har ökat arbetsbelastningen på samtliga mottagningar där det införts. Det har resulterat i mer övertid och fler sjukskrivingar bland personalen.Anne Björk är skyddsombud inom primärvården. Hon har utan framgång krävt att primärvården ska avvakta med det nya journalsystemet tills det utvecklats för att bli mer användarvänligt.

Upplands allmänna läkarförening har dessutom anmält landstinget till Arbetsmiljöinspektionen. Som skäl anges att systemet införts utan föregående konsekvensanalys.

Problemet med den nya journalsystemet har bland annat inneburit att primärvården får anlita hyrläkare för att klara vården. Vid mottagningen i Alunda kommer personalen endast att ta emot bokade besök, tre hyrläkare anlitas för att klara jourfallen. Andra mottagningar stöttas på liknande sätt. Ett haltande system resulterar i längre väntetider för patienterna. Produktionen uppges sjunka till ca 88 procent. På ett år handlar det om tusentals färre besök."
Upsala Nya Tidning: Husläkarmottagning fick stänga - personalen utarbetad , 9 dec 2005

Det system som används är Journalsystemet Cosmic från Cambio:

"- Vi vet att det har varit tekniska problem med Cosmic. Mottagningar har fått respit just för att det är så här med komplicerade datasystem. De är inte leverans­klara utan måste först anpassas till verksamheten, säger Lena Rönnberg.

Kristdemokraternas landstingsråd, Anna-Karin Klomp, tycker att informationen från tjäns­temän till politikerna i hälso- och sjukvårdsstyrelsen har varit dålig.
- Vi har varit dåligt informerade. Det är väl delvis vårt eget ansvar, men det har låtit bättre än det har varit."
Upsala Nya Tidning: Kritiserat system för journaler försvaras , 9 dec 2005

Inte för att det verka spela någon större roll vilket system man väljer: Alla journalsystem fick hård kritik i UserAwards användarundersökning i fjol. (Se Vårdens journalsystem får svidande kritik, idg.se 25 aug 2004). Ett undantag är möjligen TakeCare, vars användbarhet certifierats av UsersAward.

I Uppsala har man gjort de så uppenbara men alltför vanliga misstagen kring digital arbetsmiljö: försökt införa flera system på en gång, som till exempel ett patientadministrativt system och ett remiss- och svarssystem, och inte satt av tid för utbildning för personalen. (Se Införandet av e-journaler i Uppsala försenas, idg.se 11 nov 2005)

(Tack, Markus, för länken!)

Om digital arbetsmiljö i Arbetarskydd

I senaste numret av Arbetsmiljöverkets tidning Arbetarskydd finns en intervju med mig om problemen kring digital arbetsmiljö. Rubriken är en ordlek, men underrubriken är "Datorerna skulle underlätta arbetet - istället gör de oss stressade".

Intervjun är kortare är de i Arbetsliv eller Mikrodatorn, men det är ett roligt uppslag med träffande serierutor. Provnummer av tidningen kan beställas från arbetarskydd [snabela] av.se eller på telefon 08-730 99 00.

Vad som saknas i artikeln är väl främst ett resonemang om vad man då ska göra åt problemen. Vi håller just på att diskutera hur en digital arbetsmiljörevision ska gå till, och hur man ska kalkylera kostnaderna för dålig digital arbetsmiljö.

Kostnaderna ligger på många plan. Dels finns många förknippade med tekniken:
- Dåligt utnyttjande av impopulära eller alltför krångliga system gör att de inte levererar sin fulla potential, vilket betyder att de effektivitetsvinster man hoppas på inte realiseras.
- Det betyder i sin tur ofta att systemens livslängd förkortas: man sätter sitt hopp till en ny version och byter till nya system i förtid, med onödigt täta nyinvesteringar.

På den mänskliga sidan finns också många kostnader:
- När människor inte behärskar systemen frågar de kollegor hur man ska göra; en informell kamrat-support som stjäl arbetstid.
- Stress och förslitning av personalen innebär enorma sjukskrivningskostnader.
- Att hitta vikarier kostar också mycket pengar. Det gäller även nyanställningar. Varje person som söker sig nytt jobb betyder rekryteringskostnader. Om missnöje med arbetsplatsen förkortar snitt-tiden för en anställning med någon del, kan den smlade kostande bli stor i en stor organisation.

Slutligen finns det kostnader på makroekonomisk samhällsnivå:
- Frustration över att inte hänga med i datautvecklingen är stark bland de äldre. Samtidigt vet vi att alla idag måste jobba ännu längre i livet. Kostnaden för samhällsekonomin när människor tröttnar på grund av usel digital arbetsmiljö kan vara betydande.

Vad vi håller på att ta fram är, i första steget, en metod för att kartlägga den digitala arbetsmiljön och hur den upplevs av medarbetarna, och därefter vad det kan innebära i pengar.

Teknikkrångel på jobbet tar en månad av året

Enligt en studie av City & Guilds förlorar en genomsnittlig kontorsarbetare en månad om året åt att försöka förstå ny teknisk utrustning som datorer, mobiltelefoner etc. och att få dem att fungera:

"Workers spent 10 per cent of their time battling against computer programmes or getting to grips with phones, handheld devices and other gadgets, equating to a month a year.

Thirty-seven per cent say they are frustrated by not being able to handle the technology.

About a third (32 per cent) of workers say they have failed to receive training from their company to teach them to use the technology in the office.

Almost a fifth of bosses (18 per cent) now dismiss staff by saying their skills are not up to scratch with more than half (51 per cent) admitting it adversely affects productivity levels."
New Scotsman: We have the technology, now tell us how to use it, 9 nov 2005

Insikten om vad detta betyder för arbetsmiljön håller på att vakna:

" 'Nowadays, employees are expected to know how to navigate complex computer programmes and a greater amount of administration work, as well as their day-to-day jobs.

This places huge pressure on staff, and can have serious consequences on their productivity as well as their stress levels,' added Mr Knight."

(Tack, Tommmy på anvandbart.se för länken.)